ارسال دیدگاه
امروز: سه شنبه , ۷ اسفند , ۱۴۰۳
X
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، سازمان‌های مختلف به‌دنبال این هستند که با کم‌ترین هزینه، عملکرد و بهره‌وری کسب‌وکار خود را افزایش دهند. اگر تا به حال ویدئو‌های مربوط به هوش مصنوعی یا AI را دیده باشید، می‌دانید که این ابزارهای هوشمند مانند یک دستیار شخصی عمل می‌کنند. این ابزارها می‌توانند به سوالات ما پاسخ دهند، وب‌گردی کنند یا حتی برایمان ترجمه و خلاصه‌نویسی انجام دهند. با توجه به موارد گفته شده امروزه می‌توانید بدون دخالت انسان و کاملا خودکار به وظایف شغلی خود رسیدگی کنید. تنها کافی است با اهمیت هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات آشنا شوید.
استفاده از دستیاران مجازی برای جلسات آنلاین
این روزها نرم‌افزار‌های مبتنی بر هوش مصنوعی باعث کاهش پیچیدگی‌های کسب‌وکار شده‌اند. این ابزارهای هوشمند به‌عنوان دستیاران مجازی، وظایف خواسته شده را در اسرع وقت انجام می‌دهند. از طرفی روز به روز در حال کاهش خطا و افزایش دقت هستند؛ زیرا به‌طور مداوم منابع اطلاعاتی خود را گسترش می‌دهند.
در حال حاضر ابزارهای هوش مصنوعی بهترین انتخاب برای برگزاری جلسات آنلاین محسوب می‌شوند. این ابزارها درست مانند یک دستیار شخصی عمل می‌کنند و بدون نیاز به دخالت انسانی، فرآیند‌های تکراری و زمان‌بر را انجام می‌دهند. همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به‌طور بهینه، به مدیریت زمان و منابع خود بپردازند.
به‌طور کلی ابزارهای هوش مصنوعی کیفیت خدمات را افزایش می‌دهند و باعث کاهش بسیاری از هزینه‌های اضافه می‌شوند. همچنین این ابراز‌ها امکان تحلیل و پردازش داده‌ها با دقت و سرعتی بالا را فراهم کرده‌اند. بنابراین در اتوماسیون‌سازی جلسات نقش داشته و با انجام فعالیت‌های کاربردی به رشد و پیشرفت کسب‌وکارتان کمک می‌کنند.
هوش مصنوعی چه کاربردی در اتوماسیون جلسات دارد؟
اصلی‌ترین کاربرد هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات، یادداشت‌برداری و پیگیری کار‌ها و به‌دنبال آن خودکارسازی فرآیند‌های روزمره و حذف کار‌های تکراری است. این نوع اتوماسیون مدیریت وظایف، شامل پردازش داده‌های ضروری و تصمیم‌گیری‌های ساده تا پیچیده می‌شود. همچنین با کاهش خطاهای انسانی به بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان کمک می‌کند.
اگر می‌خواهید بسیاری از وظایف اداری را بدون دخالت انسان انجام دهید تا از منابع انسانی برای انجام وظایف استراتژیک و پیچیده‌تر کمک بگیرید، استفاده از AI را به شما پیشنهاد می‌دهیم. البته قبل از آن بهتر است با کاربرد‌های هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات بیش‌تر آشنا شویم:
یادداشت برداری خودکار
یکی از مهم‌ترین کاربرد‌های هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات، یادداشت‌برداری خودکار است که با کم‌ترین خطا و خیلی دقیق انجام می‌شود. امروزه هوش مصنوعی با هر زبانی برایتان تولید محتوا انجام می‌دهد. بنابراین بدون توجه به اینکه جلسات شما به فارسی یا انگلیسی برگزار شوند، از محتوا و دیتا‌های ارائهشده، یادداشت‌برداری می‌کند.
با استفاده از ابزارهای اتوماسیون هوشمند می‌توانید بدون نیاز به دخالت انسان به متن جلسه دسترسی پیدا کنید و نتیجه‌گیری مباحث مطرح‌شده را از هوش مصنوعی بگیرید. در حالی که اگر یادداشت‌برداری جلسات را به کارکنان خود بسپارید، ممکن است آن‌ها متوجه بعضی قسمت‌ها نشوند و در متن جلسه، خطا یا غلط‌های املایی داشته باشند. از طرفی ممکن است مزاحم جلسه شده و با سوال پرسیدن‌های مکرر، تمرکز شما را بر هم بزنند.
از نظر ما منابع انسانی می‌توانند برای وظایف استراتژیک و پیچیده‌تری مورد استفاده قرار گرفته و زمان و انرژی خود را برای کار‌های مهم‌تری صرف کنند.
قابلیت تبدیل گفتار به متن
یکی دیگر از کاربرد‌های مهم AI قابلیت تبدیل گفتار به متن است. هوش مصنوعی مباحث و گفتگوی میان شرکت‌کنندگان را به‌صورت کاملا اتوماتیک به متن تبدیل می‌کند. این قابلیت برای کسانی که به‌دنبال مستندات دقیق از محتوای جلسات هستند، مناسب است. از طرفی باعث می‌شود اگر کسی از جلسه عقب مانده بود، بتواند به‌راحتی به محتوای کامل جلسه دسترسی پیدا کند.
در کنار همه این‌ها قابلیت تبدیل گفتار به متن در جلساتی که به زبانی غیر از فارسی برگزار می‌شوند هم کاربردی است؛ زیرا با این قابلیت علاوه‌بر تبدیل گفتار به متن، امکان ترجمه گفتگو‌ها و مباحث مطرح شده هم وجود دارد.
صرفه جویی در زمان
به کمک AI دیگر نیازی نیست فردی را مسئول یادداشت‌برداری یا خلاصه‌برداری بگذارید. حتی می‌توانید کار‌های تکراری مانند یادآوری‌ها را به هوش مصنوعی بسپارید تا زمان ارزشمند خود را به کار‌های مهم‌تری اختصاص دهید. در واقع با استفاده از تکنولوژی هوش مصنوعی می‌توانید متناسب با اولویت‌های خود یک برنامه شخصی‌سازی‌شده دریافت کنید. همچنین می‌توانید بدون نگرانی از فراموش کردن وظایف، با تمرکز بیش‌تری روی پروژه‌هایتان کار کنید.
برای مثال با استفاده از ابزارهای هوشمند می‌توانید چند ساعت قبل از برگزاری جلسه، پیام یادآوری ارسال کنید یا به‌صورت خودکار وظایف اعضای تیم را برایشان بفرستید. همچنین می‌توانید انواع وبینار‌ها، رویداد‌ها، کنفرانس‌ها و… را به شرکت‌کنندگان اطلاع داده و برای انجام پروژه‌ها مهلت خاصی تعیین کنید.
کاهش خطاهای انسانی
یکی دیگر از کاربرد‌های هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات، کاهش خطاهای انسانی است. در فرآیند‌های دستی احتمال خطا وجود دارد؛ اما اگر ارسال ایمیل‌ها، یادداشت‌برداری، خلاصه‌نویسی و... به AI سپرده شود، این ابزار تمام وظایف خود را به دقت انجام می‌دهد.
جالب است بدانید که هوش مصنوعی علاوه‌بر تحلیل خودکار جلسه، به مدیریت زمان هم کمک می‌کند. ضمن اینکه با استخراج نکات کلیدی باعث جلوگیری از نادیده‌گرفتن دیتا‌های مهم می‌شود.
پیگیری کار‌های تعیین‌شده به کمک AI
با استفاده از AI می‌توانید به‌صورت خودکار وظایف اعضای تیم را به آن‌ها یادآوری کنید. همچنین می‌توانید با مشخص کردن مهلت انجام پروژه، متناسب با اولویت‌های خود یک برنامه‌ریزی دقیق انجام دهید. به کمک هوش مصنوعی به وظایف کارکنان خود نظارت داشته باشید و روند پیشرفت آن‌ها را رصد کنید. ضمن اینکه به تمرکز و مسئولیت‌پذیری بیش‌تر کارکنان کمک می‌کنید.
مزایای هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات
مزایای AI آن‌قدر زیاد است که امروزه استفاده نکردن از ابزارهای هوش مصنوعی باعث عقب افتادن شما از بقیه کسب‌وکار‌ها می‌شود. همانطور که گفتیم هوش مصنوعی یک دستیار شخصی همیشه همراه است که بهبود کارایی و راحت‌تر شدن فرآیند‌های سازمانی کمک می‌کند. از طرفی این ابزار نقش مهمی در صرفه‌جویی زمان، تحلیل داده‌ها، کاهش خطاهای انسانی و… دارد. برخی از مهم‌ترین مزایای هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات عبارتند از:
افزایش دقتکاهش احتمال خطابهره‌وری بیش‌تر سازمانافزایش سرعت در انجام کار‌هاکاهش هزینه‌هاکاهش نیاز سازمان به منابع انسانییادآوری‌های هوشمندمدیریت بهتر زمان جلساتبرقراری ارتباط موثر با شرکت‌کنندگان و…
چگونه از هوش مصنوعی در پلتفرم‌های جلسات آنلاین استفاده کنیم؟
در حال حاضر برای استفاده از هوش مصنوعی در پلتفرم‌های جلسات آنلاین ابزارهای پیشرفته زیادی وجود دارند. یکی از این ابزارها Sembly است که دستیار شما در جلسات آنلاین محسوب می‌شود. این هوش مصنوعی با داشتن هزینه مناسب و عدم وابستگی به زمان و مکان مشخص، محبوبیت زیادی دارد و اداره کردن جلسات را راحت‌تر کرده است.
برای محافظت از محتوا‌های ارائه شده در جلسه باید قبل از شروع، تنظیمات این ابزار را تغییر دهید. برای مثال شما می‌توانید Sembly را با حساب گوگل خود همگام کنید. همچنین می‌توانید صدا و تصویر تمام جلسات را ضبط و از این ابزار در انواع پلتفرم‌های آنلاین مانند زوم، گوگل میت و مجموعه مایکروسافت استفاده کنید.
به‌علاوه می‌توانید یادداشت‌های جلسه را به فرمت pdf تبدیل کرده و بعد فایل خروجی را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. تنها کافی است کل تیم خود را به یکی از ابزارهای AI اضافه کرده و از آن‌ها بخواهید تا نرم‌افزار مربوطه را نصب کنند.
از آنجایی که هزینه استفاده از برخی ابزارهای هوش مصنوعی در ایران گران می‌شود و برخی ابزارها محدودیت دارند یا کاربران ایرانی را تحریم کرده‌اند، بهتر است از پلتفرم‌های ایرانی مانند الوکام برای برگزاری جلسات خود استفاده کنید که مجهز به امکانات زیادی مانند قابلیت تبدیل گفتار به متن، برگزاری آزمون‌های چند گزینه‌ای، رای‌گیری، جلوگیری از سرقت محتوا و… است و برگزاری جلسات شما را آسان‌تر می‌کند.
سخن پایانی
در این مقاله با نقش هوش مصنوعی در اتوماسیون جلسات آشنا شدیم. در پایان پیشنهاد می‌دهیم با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته به‌صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی بسیاری از فرآیند‌های تکراری و زمان‌بر را انجام دهید. برای مثال می‌توانید از این طریق وظایف اعضا و مهلت انجام هر پروژه را به آن‌ها اطلاع دهید. همچنین می‌توانید علاوه‌بر مدیریت زمان و منابع، به کاهش هزینه‌ها کمک کنید.
این روزها هوش مصنوعی به یک دستیار در دسترس برای سازمان‌ها تبدیل شده که کارایی و بهره‌وری کسب‌وکارتان را افزایش می‌دهد. بنابراین استفاده از این ابزار به یک ضرورت تبدیل شده است!
طراحی و اجرا :
وین تم
هر گونه کپی برداری از طرح قالب یا مطالب پیگرد قانونی خواهد داشت ، کلیه حقوق این وب سایت متعلق به وب سایت تک فان است
دیدگاهتان را بنویسید